8 Tips om meer respons op je vragenlijst via e-mail te krijgen
Als bedrijf wil je weten hoe klanten denken over je aanbod van producten of diensten en services. Door een online klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren kun je op een eenvoudige manier vragen laten beantwoorden door je relaties. Een online vragenlijst is een snelle, goedkope en bovenal efficiënte manier om respons van klanten te verzamelen. Hierbij krijg je 8 tips die zorgen voor een optimaal responspercentage op je online vragenlijst via e-mail.
#1 Benoem alle aspecten die van belang zijn
Geef duidelijkheid aan de lezer. Beantwoord de volgende vragen om de respondent te laten weten wat hij/zij kan verwachten:
- Waarom ontvangen zij de e-mail vragenlijst?
- Hoeveel tijd kost het om deze in te vullen?
- Wat is het belang voor de lezer?
- Wat gebeurt er met de informatie?
- Wat krijgt de respondent ervoor terug?
Houd de tekst in de uitnodiging voor de vragenlijst kort en duidelijk. Neem in je e-mail een (opvallende) button op met een actieve prikkelende call-to-action.
#2 Zet de vragenlijst centraal
Bij voorkeur verstuur je een one-issue mailing met slechts één onderwerp: het verzoek tot invullen van de vragenlijst. Andere mogelijkheden zijn het benoemen van de vragenlijst in de subjectline van je e-mail. Bekrachtig dit door op een prominente plek in de mailing naar de vragenlijst te verwijzen. Daarnaast helpt het herhaaldelijk terug laten komen van links naar de vragenlijst ook.
#3 Benadruk privacy en veiligheid
Maak duidelijk aan je respondenten wat de bedoeling is van de vragenlijst. Beter: laat weten wat je met de antwoorden gaat doen. Dit verlaagd de drempel om deel te nemen, ook zorgt het ervoor dat de vragenlijst ‘eerlijker’ wordt ingevuld door de respondent. Hou in de vragenlijst ook rekening met de privacy van de respondent. Stel geen vragen die niet bijdragen aan het doel van het onderzoek en maak de vragen niet te persoonlijk. Dit kan ervoor zorgen dat de respondent niet reageert of tijdens het invullen van de vragenlijst afhaakt.
#4 Bied een incentive aan in ruil voor respons
Als motivatie om de vragenlijst in te vullen kun je incentives aanbieden. Geef aan dat de respondent kans maakt op een kadootje bij het volledig invullen van de vragenlijst. Het responsaantal kan hoger zijn wanneer er iets waardevols tegenover staat. Zorg er wel voor dat de tegenprestatie niet alleen aantrekkelijk is voor een beperkt deel van de respondenten. Kijkend naar tegenprestaties in de zakelijke markt (B2B) kan terugkoppeling van de resultaten of een whitepaper download als goede prikkel dienen. Bijvoorbeeld, vul de vragenlijst in en ontvang gratis onze nieuwste whitepaper.
#5 Houd je vragenlijst duidelijk en herkenbaar
Maak de online vragenlijst herkenbaar, gebruik hiervoor je huisstijl en laat het logo van je bedrijf terugkomen in de vragenlijst. Een voortgangsbalk zorgt ervoor dat de respondent weet waar die zich bevindt in het proces. Geef duidelijk aan wat de antwoordmogelijkheden zijn, wat deze beteken (bijvoorbeeld 1 is zeer slecht en 5 is zeer goed) en welke vragen verplicht zijn. Zorg daarnaast voor duidelijkheid in de vragenlijst. Geef bijvoorbeeld aan dat inzending van de antwoorden gelukt is.
#6 Houd het aantal vragen beperkt in je enquête
Een online vragenlijst mag niet te veel tijd in beslag nemen. Onderzoek van Galesic & Bosnjak in 2009 heeft aangetoond dat alle enquêtes die langer duren dan 10 minuten het respons zal doen dalen. Daarnaast is het aan te raden de vragenlijst in secties op te delen zodat de enquête korter lijkt.
#7 Herinner de ontvanger met e-mail herinneringen
Zorg ervoor dat de gewenste respondent op verschillende manieren in contact komt met de boodschap; deelnemen aan de vragenlijst. Dit kan door het inplannen van diverse promoties via verschillende kanalen, responstermijnen en herinneringen. Herhaal het verzoek om deel te nemen en stuur reminders naar diegene die nog niet gereageerd hebben.
#8 Pas e-mail marketing best practices toe bij online vragenlijst
Gebruik niet de e-mailfunctie van je enquête tool omdat herkenning bij de respondent belangrijk is. Maak bijvoorbeeld gebruik van hetzelfde domein in het afzendadres als voor de reguliere mailing en zorg voor een herkenbaar template (lay-out) met duidelijke call-to-actions. Zoals eerder beschreven draagt herkenbaarheid bij aan de bereidwilligheid om enquêtes in te vullen. Dit is eenvoudiger te realiseren door gebruik te maken van een goede e-mail software prodiver (ESP). Ook belangrijk: de resultaten kunnen op deze manier direct worden opgeslagen in de database wat opvolgacties vereenvoudigd.
Conclusie
Een betere respons op je online enquête heb je zelf in de hand. Houd altijd in gedachten dat het gaat om duidelijkheid en gemak voor de ontvanger. Het begint in de mailbox van de potentiële respondent. Zorg voor herkenning door middel van een bekend afzendadres en een duidelijke onderwerpregel. Stel vervolgens de vragenlijst centraal in de e-mail en maak gebruik van buttons. Ook tijdens het invullen van de enquête is duidelijkheid het credo om ‘uitstappers’ te voorkomen. Maak tot slot gebruik van een goede ESP om resultaten inzichtelijk te maken en op basis hiervan opvolgacties te realiseren.
Een extra check van een e-mail expert is altijd fijn voordat je op de verzendknop drukt. Laat je e-mailcampagne vrijblijvend beoordelen.
Zoek je een goede onderwerpregel voor je vragenlijst e-mailing? Download dan onze whitepaper met 10 tips om tot een succesvolle onderwerpregel te komen.
