E-mail marketing wetgeving: 3 veelgestelde vragen

Als je commerciële of charitatieve e-mailings verstuurt moet je toestemming hebben van de ontvangers. Dat basisprincipe is inmiddels wel tot iedere marketeer doorgedrongen. Toch krijg ik regelmatig vragen over de toepassing in de praktijk. De wet- en regelgeving is zo algemeen geformuleerd, dat het een kwestie van interpretatie is om vast te stellen of je in een specifieke situatie aan de regels voldoet. Hieronder volgen de antwoorden op 3 veel gestelde vragen over wetgeving bij e-mail marketing.

De drie vragen, die ik behandel, zijn:

1. Hoe moet bij meerdere merken/labels of productgroepen omgegaan worden met uitschrijvingen? Is een deeluitschrijving toegestaan?
2. Waar neem ik de verplichte informatie over het versturen van commerciële mailings op bij het inschrijven en hoe geef ik dat vorm?
3. Moet ik opnieuw toestemming vragen bij overname of verzelfstandiging van (een deel van) de organisatie?

Eerst nog even de belangrijkste regels op een rijtje.

Hoofdregels e-mail marketing

Toestemming vragen

• De ontvanger moet door middel van een actieve handeling toestemming voor het versturen van e-mailings hebben gegeven (dus geen vooraangevinkte vakjes in een formulier of onderdeel van de algemene voorwaarden).
• Op het inschrijfformulier moet duidelijk worden gecommuniceerd dat het e-mailadres gebruikt zal worden voor het toezenden van commerciële of charitatieve e-mail.
• Wees transparant. Dat betekent dat het voor de inschrijver duidelijk moet zijn aan wie hij toestemming geeft en voor wat voor soort mailings (bijvoorbeeld maandelijkse nieuwsbrief of wekelijkse updates).

Uitzondering voor e-mailings aan bestaande klanten

Van bestaande klanten of donateurs heb je geen toestemming nodig, mits aan de volgende voorwaarden is voldaan.

• De mailings betreffen eigen en soortgelijke producten of diensten
• Het e-mailadres is verzameld bij de verkoop en daarbij is aangegeven dat het voor mailings gebruikt gaat worden. Bovendien moet de klant de mogelijkheid hebben gehad zich hiervoor af te melden.
• De periode waarin de mailings verstuurd worden, blijven beperkt tot economische levensduur van het product of de dienst die is aangeschaft.

Altijd mogelijkheid tot afmelden bieden

• Iedere mail moet een uitschrijflink bevatten.
• Het uitschrijven moet eenvoudig en kosteloos gedaan kunnen worden. De ontvanger hoeft niet in te loggen voordat hij zich kan afmelden.
• De uitschrijving moet onmiddellijk worden verwerkt.

Herkenbaarheid en transparantie

• Iedere mailing heeft een werkend reply-adres. Gebruik van een no-reply adres is niet toegestaan.
• De naam van degene aan wie toestemming is gegeven staat in het from-veld.
• De commerciële of charitatieve aard van de mailing mag niet gecamoufleerd worden. De ontvanger moet meteen snappen dat het om reclame gaat.

1. Zijn deeluitschijvingen bij e-mail marketing toegestaan?

Veel, voornamelijk grotere, organisaties voeren verschillende labels of productlijnen en sturen de e-mailings gesegmenteerd per productlijn; bijvoorbeeld een nieuwsbrief over de laatste sanitairtrends en een andere nieuwsbrief over producten voor zorginsstellingen. Veel klanten nemen producten van verschillende lijnen af en prospects schrijven zich voor verschillende nieuwsbrieven in. Zo zijn er vaak veel ontvangers die beide nieuwsbrieven krijgen. Hoe moet je dan omgaan met uitschrijvingen? Mag je een ontvanger die zich via de sanitair nieuwsbrief uitschrijft de zorg nieuwsbrief blijven sturen of geldt de opt-out voor alle uitingen?

Deeluitschrijving is de standaard
Volgens artikel 5.2 van de Code E-mail geldt een afmelding in ieder geval voor het label of de productlijn ten behoeve waarvan het e-mailadres verzameld is. En afmelden voor meerdere labels of productlijnen is toegestaan. Op basis hiervan kun je ervan uitgaan dat een uitschrijving alleen de betreffende uiting betreft. Een opt-out beschouwen als een deeluitschrijving is dus helemaal volgens de regels.

Maak het transparant met een preference center
Maar, voor ontvangers is dit vaak helemaal niet duidelijk. Iemand in de B2B sector heeft een andere functie of baan gekregen, of een prospect die een leverancier zocht en zich via de nieuwsbrief wilde oriënteren, is inmiddels met een andere leverancier in zee gegaan. In die gevallen willen uitschrijvers zich voor alle uitingen afmelden en zijn ze geïrriteerd als ze daarna nog een mailing van een andere productlijn toegestuurd krijgen. Soms mondt dit uit in een spammelding.

De oplossing hiervoor is een preference center op te tuigen. Als een ontvanger wil uitschrijven landt hij op een overzichtspagina waar hij zijn inschrijvingen kan beheren. Er kan dan voor gekozen worden om per uiting in of uit te schrijven. Deze methode vergt wel een goede integratie met je database.

Een eenvoudiger oplossing is om op de uitschrijfpagina de afmelder de keuze te bieden zich uit te schrijven voor één of voor alle uitingen. Dit is gemakkelijk te implementeren en transparant en vriendelijk voor je uitschrijvers.

2. Hoe informeer ik inschrijvers over de te verwachten mailings?

Bij het verzamelen van e-mailadressen moet de inschrijver of klant volgens artikel 4.1a van de Code E-mail geïnformeerd worden over:

• het feit dat het adres voor het toesturen van commerciële of charitatieve e-mail gebruikt zal gaan worden,
• duidelijkheid over de identiteit van de bestandseigenaar en
• wordt het adres verzameld voor eigen gebruik, danwel (mede) gebruik van derden

Er zijn 2 situaties die je hierbij moet regelen.

1. Inschrijvers
   Op de opt-in pagina wordt duidelijk gecommuniceerd dat het e-mailadres gebruikt zal worden voor het toezenden van commerciële of goede doelen e-mail en/of derdenverstrekking. Op de inschrijfpagina vermeld je welk soort e-mails de inschrijver kan verwachten.Zodra je dit correct doet, voldoe je aan de regels. Maar om efficënt nieuwe inschrijvers te werven is er meer nodig. Mensen moeten overgehaald worden om in te schrijven. Hoe je dat doet lees je in enkele van onze andere blogartikelen (bijvoorbeeld: 6 tips voor meer adressen met een e-nieuwsbrief inschrijfformulier).
2. Klanten
   Voor klanten en donateurs ligt het iets ingewikkelder. Er is geen inschrijfpagina, het adres wordt bij de aankoop of donatie geregistreerd. Daarbij ben je verplicht aan te geven dat het adres voor commerciële of fondsenwerving mailings zal worden gebruikt. Én moet je de mogelijkheid tot verzet hiertegen aangeven.Het beste kun je op het aankoopformulier bij het e-mailadres een asteriks plaatsen, die naar een tekst onderaan de pagina verwijst. Bijvoorbeeld: “Organisatie X legt gegevens vast ter uitvoering van uw aankoop. Ook kunnen we deze gegevens gebruiken om u per e-mail te informeren over onze producten en aanbiedingen. Als u op deze informatie geen prijs stelt kunt u dit schriftelijk melden aan Organisatie X, Postbus 123, 9999 AA Plaats.”

3. Opnieuw opt-in vragen bij overname of afsplitsing?

Regelmatig gebeurt het dat een bedrijf of bedrijfsonderdeel fuseert, overgenomen of verzelfstandigd wordt. Wat zijn hiervan de consequenties voor je e-mail marketing, moet er opnieuw toestemming gevraagd worden?

Feitelijke bestandseigenaar heeft toestemming
Volgens artikel 1.3 van de Code E-mail is reclame via e-mail toegestaan als de geadresseerde daarvoor aan de bestandseigenaar toestemming heeft gegeven. De bestandseigenaar is de partij die zeggenschap heeft over de databank met e-mailadressen. Als, na een overname, fusie of afsplitsing, de bestandseigenaar de facto dezelfde blijft en de gegevens voor hetzelfde doel blijven worden gebruikt, verandert er in beginsel verder niets.

Zolang de activiteiten van de organisatie hetzelfde blijven, kun je dus gewoon dezelfde mailings blijven sturen aan het oude bestand. Of er bij de overname, fusie of verzelfstanding wel of niet een naamswijziging heeft plaats gevonden doet er niet toe.

---

Blijf op de hoogte van de laatste updates voor e-mailmarketing en ontvang uitnodigingen voor seminars en webinars in je mailbox. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Een extra check van een e-mail expert is altijd fijn voordat je op de verzendknop drukt. Laat je e-mailcampagne vrijblijvend beoordelen.

Deel dit bericht

---