E-mailregelgeving: Uitschrijvingen
Onder marketeers is er wel eens onduidelijkheid rondom e-mailregelgeving. Zelfs mensen die zich e-mailmarketing consultant noemen, houden de fabels rondom de anti-spam regels in stand.
In dit blogartikel behandelen we de regels rondom uitschrijvingen. Voorkom hoge boetes en zorg dat je up-to-date bent.
Uitschrijvingen: Wat mag en wat mag niet?
Hoofdregel bij e-mail marketing is het hebben van toestemming van de ontvanger voor het versturen van e-mailings. Maar wat gebeurt er als deze toestemming ingetrokken wordt? Ontvangers moeten zich te allen tijde eenvoudig kunnen uitschrijven. Dit klinkt simpel, maar toch lopen we hier regelmatig tegen vragen aan.
Marketeer X werkt bij een organisatie die meerdere labels aanbiedt. Zij sturen een nieuwsbrief over de laatste sanitairtrends en een andere over hulpmiddelen in de zorg. Veel klanten nemen producten van verschillende lijnen af en prospects schrijven zich voor verschillende nieuwsbrieven in. Zo zijn er vaak veel ontvangers die beide nieuwsbrieven krijgen. Hoe moet je dan omgaan met uitschrijvingen? Mag je een ontvanger die zich via de sanitair nieuwsbrief uitschrijft, de zorg nieuwsbrief blijven sturen of geldt de opt-out voor alle uitingen?
Deeluitschrijving is de standaard
Volgens artikel 5.2 van de Code E-mail geldt een afmelding in ieder geval voor het label of de productlijn waarvoor het e-mailadres verzameld is. Afmelden voor meerdere labels of productlijnen is toegestaan. Op basis hiervan kun je ervan uitgaan dat een uitschrijving alleen de betreffende uiting betreft. Een opt-out beschouwen als een deeluitschrijving is dus helemaal volgens de regels.
Maak het transparant met een preference center
Voor ontvangers is het vaak niet helemaal duidelijk. Bijvoorbeeld: iemand in de B2B-sector heeft een andere functie of baan gekregen, of een prospect die een leverancier zocht en zich via de nieuwsbrief wilde oriënteren, is inmiddels met een andere leverancier in zee gegaan. In die gevallen willen uitschrijvers zich voor alle uitingen afmelden en zijn ze geïrriteerd als ze daarna nog een mailing, al is het van een andere productlijn, toegestuurd krijgen. Af en toe mondt dit uit in een spammelding.
De oplossing hiervoor is een preference center. Als een ontvanger wil uitschrijven landt hij op een overzichtspagina waar hij zijn inschrijvingen kan beheren. Er kan dan voor gekozen worden om per uiting in of uit te schrijven. Deze methode vergt wel een goede integratie met je database.
Een eenvoudiger oplossing is om op de uitschrijfpagina de afmelder de keuze te bieden zich uit te schrijven voor één of voor alle uitingen. Dit is gemakkelijk te implementeren en transparant en vriendelijk voor je uitschrijver.
Autoriteit Persoonsgegevens
Niet alleen rondom e-mailregelgeving zijn er misverstanden, de privacywetgeving is de laatste tijd volop in beweging en dat leidt soms ook tot onduidelijkheden. Daarom hebben we de belangrijkste bepalingen uit de Wbp (Wet Bescherming Persoonsgegevens) over het rechtmatig omgaan met persoonsgegevens voor je samengevat.
- Persoonsgegevens mogen alleen in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige manier worden verwerkt.
- Persoonsgegevens mogen alleen voor welbepaalde, vooraf uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld. En vervolgens alleen verder worden verwerkt voor doeleinden die daarmee verenigbaar zijn.
- Degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt (de betrokkene genoemd), moet ten minste op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die deze persoonsgegevens verwerkt (de zogeheten verantwoordelijke) en van het doel van de gegevensverwerking.
- De gegevensverwerking moeten op een passende manier worden beveiligd. Voor bijzondere gegevens, zoals over ras, gezondheid en geloofsovertuiging, gelden extra strenge regels. Datalekken moeten worden gemeld.
Deze regels worden nog verder aangescherpt in de nieuwe Europese verordening General Data Protection Regulation, die in werking treedt op 25 mei 2018. Vanaf dat moment komen er regels bij als expliciete toestemming van de persoon voor het verzamelen van data, beperkte bewaartermijnen voor de data en het verplicht aanstellen van een Data Protection Officer.
Heb je een vraag of ervaring met e-mailregelgeving? Laat dan een reactie achter!
Wil je meer informatie over de e-mail regelgeving? Download dan onze whitepaper ‘Wet en gedragscode e-mailmarketing 2017’ en voorkom onnodige moeilijkheden. Je vindt uitleg van de regels en de toepassing in de praktijk in dit nuttige kennisdocument.
Blijf op de hoogte van de laatste updates voor e-mailmarketing en ontvang uitnodigingen voor seminars en webinars in je mailbox. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!
