E-mail regelgeving: De vier meest gestelde vragen
E-mail wet- en regelgeving is een lastige materie, zelfs mensen die zich e-mailmarketing consultant noemen houden sommige misverstanden rondom de spam en privacy regelgeving in stand. In dit artikel behandelen we de vijf meest gestelde vragen over de wetgeving waar je bij e-mailmarketing en marketing automation rekening mee moet houden. Hoe staat het met jouw kennis? Test het hier.
Vraag 1: Wanneer moet ik gebruik maken van een opt-in?
Het is verboden om zonder voorafgaande toestemming e-mailings te sturen die van commerciële, charitatieve of ideële aard zijn. Dit is een hoofdregel. De manier waarop de toestemming gegeven wordt is ook voorgeschreven:
- Specifiek: welke informatie mag gestuurd worden.
- Vrij: geen vooraangevinkte vakjes, niet in de algemene voorwaarden.
- Op informatie berustend: type en frequentie van de e-mail aangeven.
- Ondubbelzinnig: je moet kunnen bewijzen dat de toestemming op een juiste manier is gegeven en er daarbij voldoende informatie is verschaft.
Net zo belangrijk als de opt-in is de mogelijkheid tot uitschrijven. Mijn collega Lisa schreef in haar blog ‘E-mailregelgeving: Uitschrijvingen’ over de belangrijkste regels rondom uitschrijvingen.
Heb je dan altijd toestemming nodig voor e-mail?
Er is één uitzondering op de toestemmingsregel: voor het sturen van e-mailings aan bestaande klanten of donateurs (klantrelatie) heb je geen toestemming nodig. Er is sprake van een klantrelatie wanneer er een product of dienst is verkocht. Voorwaarde hierbij is wel dat je alleen mailings stuurt over soortgelijke producten en diensten die eerder afgenomen zijn en alleen verzendt gedurende de economische levensduur van de producten/diensten.
Ook moet je bij het verkrijgen van het e-mailadres van een klant of donateur vermelden dat het adres gebruikt kan worden voor het sturen van e-mailings. De klant/donateur moet daarbij de mogelijkheid krijgen om bezwaar aan te tekenen. De meest vriendelijke manier om aan deze eis te voldoen is om op het bestelformulier een veld toe te voegen met “Graag ontvang ik nieuws en aanbiedingen per e-mail”. Hier mag het vakje vooraf aangevinkt zijn.
Vraag 2: Wat houdt het spamverbod in?
Wat is spam?
Onder spam wordt verstaan: Ongevraagde elektronische berichten met commercieel, charitatief of ideëel doel. Spamberichten verstuur je altijd via een elektronisch kanaal. Denk aan e-mail, mobiele telefoon, fax, telefoon, ‘social networking’-websites als Facebook en Twitter of een ander elektronisch kanaal. Kenmerk van een spambericht: de ontvanger heeft geen toestemming gegeven om het bericht te ontvangen. De Autoriteit Consument en Markt (ACM) houdt toezicht op de naleving en kan boetes opleggen bij overtreding van de regels.
Spamverbod
Zowel zakelijke relaties als consumenten mogen niet zonder toestemming worden benaderd via e-mail. Dit verbod is opgenomen in de Telecommunicatiewet. E-mailings zijn geen spam als ontvangers:
- jou toestemming hebben gegeven, of
- klant zijn, en
- kunnen zien dat jij de afzender bent, en
- zich eenvoudig kunnen uitschrijven.
Vraag 3: Valt het ‘tell-a-friend’ systeem (viral marketing) onder het spamverbod?
Via ‘tell a friend’ kan een internetgebruiker een bekende op de hoogte te stellen van een bepaalde boodschap of nieuwtje in een e-mailing.
‘Tell a friend’-systemen kunnen alleen rechtmatig zijn als er aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- De communicatie gebeurt volledig op eigen initiatief van de ontvanger van de e-mail (de afzender van de tell-a-friend mail). De oorspronkelijke verzender van de e-mailing stelt hier geen beloning tegenover.
- Voor de ‘vriend’ moet het duidelijk zijn wie de initiatiefnemer van de e-mail is, zodat hij diegene kan aanspreken als hij niet gediend is van dergelijke mails.
- De afzender moet volledige inzage hebben in het bericht dat namens hem wordt verzonden, zodat hij verantwoordelijkheid kan nemen voor de persoonlijke inhoud van het bericht.
- De oorspronkelijke afzender mag de e-mailadressen en andere persoonsgegevens niet gebruiken of bewaren voor andere doeleinden dan het eenmalig verzenden van een bericht namens de afzender. Indien voor de tell-a-friend actie een website wordt gebruikt dient die het systeem te beveiligen tegen misbruik, zoals het geautomatiseerd verzenden van spam.
Vraag 4: In hoeverre zijn partnermailings (affiliate marketing) toegestaan?
De situatie is als volgt: bedrijf A heeft op zijn website een inschrijfformulier staan voor e-mailings met kortingen en nieuwtjes, bedrijf A heeft het volgende staan zonder aanvinkvakje voor commerciële mailings: ‘Vul uw e-mailadres in om de beste deals, tips, aanbiedingen en korting te ontvangen.’
Commerciële uitingen sluiten hier dus naadloos op aan, maar mag bedrijf A ook aanbiedingen van partner partijen versturen? Bijvoorbeeld in een nieuwsbrief met meerdere commerciële uitingen zoals “Koop DVD’s voordelig bij Bol.com, Mediamarkt of V&D”, met voor elke winkel een affiliate link. Of mag de mailing ook een dedicated mail zijn van Mediamarkt?
Bij een opt-in wordt de toestemming gegeven aan een specifieke partij voor een specifiek doel, namelijk geïnformeerd worden over aanbiedingen van bedrijf A. Bedrijf A kan dan ook geen mailing namens Mediamarkt versturen en ook het opnemen van aanbiedingen van partners in de nieuwsbrief van bedrijf A is niet toegestaan. Wil bedrijf A wel aanbiedingen van partners kunnen sturen, dan moet het de formulering op het inschrijfformulier aanpassen: ‘Vul uw e-mailadres in om de beste deals, tips, aanbiedingen en kortingen van bedrijf A en haar partners te ontvangen.’ Dan mag bedrijf A aanbiedingen van partners opnemen in haar nieuwsbrief. Een mailing versturen namens een partner (bijv. Mediamarkt) is dan nog steeds niet toegestaan.
Vraag 5: Hoe zit het met privacy bij e-mailmarketing?
Sinds 25 mei 2018 geldt Europese regelgeving (GDPR), in Nederland vertaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De wet vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en regelt hoe je moet omgaan met persoonsgegevens.
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming
Onder de AVG mag je niet meer zonder meer persoonsgegevens verwerken. Dat is een breed begrip, van het verzamelen, het verrijken tot en met het bewaren. Je mag alleen persoonsgegevens verwerken voor het uitvoeren van een overeenkomst (klantgegevens), op basis van expliciete toestemming of wanneer er een gerechtvaardigd belang aanwezig is.
Privacy Verklaring
Zo’n gerechtvaardigd belang is marketing. Voor marketing doeleinden mag je zonder toestemming gegevens verzamelen en bewerken, mits de betrokkenen (de personen van wie de gegevens verzameld worden) geïnformeerd zijn. Die informatie wordt verstrekt in een privacy verklaring. Zorg er daarom voor dat er een privacy verklaring op je website staat. Je geeft daarin onder meer aan welke gegevens je verzamelt voor welke doeleinden en hoelang je ze bewaart. Betrokkenen moeten ook bezwaar tegen het verwerken van hun gegevens kunnen maken, dus geef een adres op tot wie ze zich kunnen richten.
Meer over de regels van de AVG vind je in mijn eerdere blogartikel AVG (GDPR) Checklist voor Marketing Automation.
Blijf op de hoogte van de laatste updates voor e-mailmarketing en ontvang uitnodigingen voor seminars en webinars in je mailbox. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!
Wil je meer informatie over de e-mail regelgeving? Download dan onze whitepaper ‘Wet en gedragscode e-mailmarketing 2017’ en voorkom onnodige moeilijkheden. Je vindt uitleg van de regels en de toepassing in de praktijk in dit nuttige kennisdocument.
Deel dit bericht
