E-mail regelgeving: De vier meest gestelde vragen
E-mail wet en regelgeving is een lastige materie, en bijna niemand weet hoe het precies zit. Zelfs mensen die zich e-mailmarketing consultant noemen houden sommige misverstanden rondom de spam- en e-mail regelgeving in stand. In dit artikel behandelen we de vier meest gestelde vragen over de e-mailmarketing wetgeving en de hierbij geldende regels. Hoe staat het met jouw kennis? Ben je goed op de hoogte of kan je wel een bijspijkercursus gebruiken?
Vraag 1: Wanneer moet ik gebruik maken van een opt-in?
Het is verboden om zonder voorafgaande toestemming e-mailings te sturen die van commerciële, charitatieve of ideële aard zijn. Dit is een hoofdregel. Er moet toestemming door een actieve handeling zijn gegeven. Een opt-in is dus verplicht. Je kunt het niet opnemen in je algemene voorwaarden of op een invulformulier een vooraf ingevuld vakje gebruiken. Je moet te allen tijde kunnen bewijzen dat je toestemming hebt gekregen
Net zo belangrijk als de opt-in is de mogelijkheid tot uitschrijven. Mijn collega Lisa schreef in haar blog ‘E-mailregelgeving: Uitschrijvingen’ over de belangrijkste regels rondom uitschrijvingen.
Heb je dan altijd toestemming nodig voor e-mail?
Er is één uitzondering op de toestemmingsregel: voor het sturen van e-mailings aan bestaande klanten of donateurs (klantrelatie) heb je geen toestemming nodig. Er is sprake van een klantrelatie wanneer er een product of dienst is verkocht. Voorwaarde hierbij is wel dat je alleen mailings stuurt over soortgelijke producten en diensten die eerder afgenomen zijn en alleen verzendt gedurende de economische levensduur van de producten/diensten.
Ook moet je bij het verkrijgen van het e-mailadres vermelden dat het adres gebruikt kan worden voor het sturen van e-mailings; de klant moet daarbij de mogelijkheid krijgen om bezwaar aan te tekenen. De meest vriendelijke manier om aan deze eis te voldoen is om op het bestelformulier een veld toe te voegen met “Graag ontvang ik nieuws en aanbiedingen per e-mail”. Hier mag het vakje vooraf aangevinkt zijn.
Vraag 2: Wat houdt het spamverbod in?
Wat is spam?
Onder spam wordt verstaan: Ongevraagde elektronische berichten met commercieel, charitatief of ideëel doel. De OPTA hield sinds 2004 toezicht op het versturen van spam. Per 1 april 2013 is de OPTA opgegaan in de Autoriteit Consument en Markt (ACM). De ACM komt voort uit de samenvoeging van de Consumentenautoriteit, de NMa en OPTA. Spamberichten verstuur je altijd via een elektronisch kanaal. Denk aan e-mail, mobiele telefoon, fax, telefoon, ‘social networking’-websites als hyves en twitter of een ander elektronisch kanaal. Kenmerk van een spambericht: de ontvanger heeft geen toestemming gegeven om het bericht te ontvangen.
Spamverbod
Consumenten mogen sinds 2004 niet meer zonder toestemming worden benaderd via fax op per e-mail. In 2009 is het spamverbod per mail en fax uitgebreid. Sindsdien mag je ook geen spam meer versturen naar zakelijke e-mailadressen tenzij je daar toestemming voor hebt van de ontvanger.
Vraag 3: Valt het ‘tell-a-friend’ systeem (viral marketing) onder het spamverbod?
Via ‘tell a friend’ kan een internetgebruiker een bekende op de hoogte te stellen van een bepaalde boodschap of nieuwtje in een e-mailing.
‘Tell a friend’-systemen kunnen alleen rechtmatig zijn als er aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- De communicatie gebeurt volledig op eigen initiatief van de ontvanger van de e-mail (de afzender van de tell-a-friend mail), de oorspronkelijke verzender van de e-mailing stelt hier geen beloning tegenover.
- Voor de ‘vriend’ moet het duidelijk zijn wie de initiatiefnemer van de e-mail is, zodat hij diegene kan aanspreken als hij niet gediend is van dergelijke mails.
- De afzender moet volledige inzage hebben in het bericht dat namens hem wordt verzonden, zodat hij de verantwoordelijkheid kan nemen voor de persoonlijke inhoud van het bericht.
- De oorspronkelijke afzender mag de e-mailadressen en andere persoonsgegevens niet gebruiken of bewaren voor andere doeleinden dan het eenmalig verzenden van een bericht namens de afzender. Indien voor de tell-a-friend actie een website wordt gebruikt dient die het systeem te beveiligen tegen misbruik, zoals het geautomatiseerd verzenden van spam.
Vraag 4: In hoeverre zijn partnermailings (affiliate marketing) toegestaan?
De situatie is als volgt: bedrijf A heeft op zijn website een inschrijfformulier staan voor e-mailings met kortingen en nieuwtjes, bedrijf A heeft het volgende staan zonder aanvinkvakje voor commerciële mailings: ‘Vul uw e-mailadres in om de beste deals, tips, aanbiedingen en korting te ontvangen.’
Commerciële uitingen sluiten hier dus naadloos op aan, maar mag bedrijf A ook aanbiedingen van partner partijen versturen? Bijvoorbeeld in een nieuwsbrief met meerdere commerciële uitingen zoals “Koop DVD’s voordelig bij Bol.com, Mediamarkt of V&D”, met voor elke winkel een affiliate link. Of mag de mailing ook een dedicated mail zijn van Mediamarkt?
Bij een opt-in wordt de toestemming gegeven aan een specifieke partij voor een specifiek doel, namelijk geïnformeerd worden over aanbiedingen van bedrijf A. Bedrijf A kan dan ook geen mailing namens Mediamarkt versturen en ook het opnemen van aanbiedingen van partners in de nieuwsbrief van bedrijf A is niet toegestaan. Wil bedrijf A wel aanbiedingen van partners kunnen sturen, dan moet het de formulering op het inschrijfformulier aanpassen: ‘Vul uw e-mailadres in om de beste deals, tips, aanbiedingen en kortingen van bedrijf A en haar partners te ontvangen.’ Dan mag bedrijf A aanbiedingen van partners opnemen in haar nieuwsbrief. Een mailing versturen namens een partner (bijv. Mediamarkt) is dan nog steeds niet toegestaan.
Bonusvraag: Gelden er in Nederland en België dezelfde regels rondom de e-mail regelgeving?
Het Nederlandse spamverbod geldt voor verzenders en opdrachtgevers van berichten die zich in Nederland bevinden. Voor het verzenden van berichten naar landen binnen de Europese Economische Ruimte (dat zijn de landen van de Europese Unie aangevuld met IJsland, Noorwegen en Liechtenstein) gelden gewoon de Nederlandse regels.
Indien u vanuit Nederland berichten verzendt naar ondernemers of bedrijven in een land buiten de Europese Economische Ruimte dan gelden de regels van het betreffende land waar de ontvanger zich bevindt.
Dus, wil je berichten verzenden naar België? Dan kan je je gewoon houden aan de Nederlands regelgeving, wil je berichten versturen naar bijvoorbeeld een land in Azië? Dan moet je je houden aan de regels die gelden voor het verzenden van berichten in het betreffende land.
Verstuur je mailing vanuit België dan geldt de Belgische wetgeving. Die kent een uitzondering die in Nederland niet is toegestaan: In België mag je één keer een ongevraagde e-mail versturen. Het doel daarvan moet zijn dat je de ontvanger vraagt of hij/zij in de toekomst voor commerciële doeleinden benaderd wil worden. Bijvoorbeeld een nieuwsbrief ontvangen, of een promotiemailing. In Nederland mag dat niet, ook niet als je vanuit Nederland mailings naar Belgische ontvangers stuurt.
Bekijk ook eens de veelgestelde vragen over het versturen van e-mailberichten op de website van de ACM.
Mijn collega Mieke van Rein behandelde 4 fabels over e-mail regelgeving in haar artikel ‘E-mailmarketing: 4 fabels over regelgeving doorbroken’ Als reactie op dit artikel werden er een hoop vragen gesteld, in dit artikel gaven we antwoord op deze en andere veelgestelde vragen over e-mail regelgeving.
Blijf op de hoogte van de laatste updates voor e-mailmarketing en ontvang uitnodigingen voor seminars en webinars in je mailbox. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!
Wil je meer informatie over de e-mail regelgeving? Download dan onze whitepaper ‘Wet en gedragscode e-mailmarketing 2017’ en voorkom onnodige moeilijkheden. Je vindt uitleg van de regels en de toepassing in de praktijk in dit nuttige kennisdocument.
Deel dit bericht