Is er nog te werken met alle regelgeving e-mail marketing?

Ben ik met mijn e-mail marketing wel volgens de regels bezig? Dat is een vraag die klanten mij vaak stellen. De regelgeving is op het eerste gezicht complex: naast een wet is er ook nog een gedragscode. De meeste klanten kan ik gerust stellen; vaak wordt al aan de regels voldaan of is een kleine procedurewijziging voldoende.

In dit artikel geef ik je een kort overzicht van de belangrijkste regels, die zijn opgesteld om spam te voorkomen, en de betekenis ervan voor je dagelijkse praktijk. Je zult zien dat mét de regelgeving er volop mogelijkheden zijn om je e-mail marketing effectief in te zetten.

Dit is een vlot geschreven artikel met alle belangrijke punten over opt-in wetgeving.

Uitgangspunten: toestemming en transparantie

Iedereen weet inmidddels wel dat je in Nederland alleen e-mailings mag versturen aan je relaties als die daarvoor toestemming hebben gegeven. Niet voor iedereen is echter duidelijk wat toestemming inhoudt en hoe je toestemming verkijgt. Hier volgende de basisregels.

Uitdrukkelijk optin nieuwsbrief

De toestemming moet uitdrukkelijk gegeven zijn. Dat betekent:

• Er is een actieve handeling vereist, dus geen vooraangevinkte vakjes op het inschrijfformulier
• De inschrijver moet weten waarvoor hij toesteming geeft: aan wie, voor welke e-mailings met welke frequentie

Uitzondering: klanten geen optin nodig

Voor het sturen van e-mailings aan klanten is geen toesteming nodig. De klant moet op de hoogte zijn gesteld van het feit dat er e-mailings gestuurd gaan worden en de mailings moeten betrekking hebben op gerelateerde producten of diensten die eerder afgenomen zijn.

Hierbij gaat het om de verwachting die de klant redelijkerwijs mag hebben. Dat kan in sommige gevallen ruim uitvallen. Wanneer je bijvoorbeeld een belastingadvies van KPMG hebt afgenomen, kan KPMG je ook e-mailings sturen over het opstellen van je jaarcijfers, aangezien je behoort te weten dat KPMG, naast advies ook accountantcy diensten levert. Producten / diensten van een zusterbedrijf mogen daarentegen niet aangeboden worden.

Verdere voorwaarden e-mail verzending

Als je de toestemming binnen hebt zijn er nog enkele voorwaarden waar je e-mailings aan moeten voldoen.

• Ontvangers moeten zich altijd kunnen uitschrijven; iedere mailing moet een werkende uitschrijflink bevatten. De uitschrijving moet onmiddellijk verwerkt worden, zodat voorkomen wordt dat de uitschrijver nog mail ontvangt.
• Transparantie staat centraal in de regelgeving. Bij ieder mailing moet duidelijk zijn wie de afzender is (vermeld ook adresgegevens), en het reply-adres moet een werkend adres zijn (geen no-reply adres). Bij het doorsturen van de mailing via een tell-a-friend functie moet degene die doorstuurt als afzender vermeld worden.

Wat betekenen de regels voor jouw e-mail marketing praktijk?

Wat geldt als bewijsbare opt-in voor e-mailings?

Als de OPTA komt controleren (dat doen ze alleen als er klachten zijn binnengekomen), moet je de toestemming kunnen bewijzen. Het is belangrijk dat je kunt laten zien dat er een aan- en afmeldprocedure is vastgelegd binnen je organisatie. Uit de praktijk is gebleken dat een elektronisch bestand met inschrijvers, voorzien van datum en tijdstip van inschrijven als voldoende bewijs geldt.

Wanneer is iemand een klant?

Volgens de OPTA is bepalend voor de klantrelatie of er een factuur verstuurd wordt. Ik denk dat ook in andere situaties sprake kan zijn van een klantrelatie. Bijvoorbeeld wanneer je relatie gebruikt maakt van een gratis proefperiode om je product of dienst uit te proberen.

Hoe lang is een opt-in geldig?

Het hangt af van het karakter van je bedrijf en producten/diensten hoe vroeg en hoe lang een contact als klant kan worden beschouwd. Bepalend zijn de omgangsgewoonten in je branche en de economische levensduur van je product of dienst.

Hoe ga je om met pers en medewerkers?

Om e-mailings aan de eigen medewerkers te sturen is doorgaans geen toestemming vereist. Ze passen in het wettelijke uitzonderingsbegrip van klanten. Leden van de pers daarentegen moeten in principe wel opt-in geven, maar het is de vraag of ze gaan klagen als ze persberichten via e-mail ontvangen.

Handhaving van de anti-spam regels

De OPTA (Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit) ziet toe op de naleving van de regels, zoals die zijn neergelegd in de Telecommunicatiewet, de Reclame Code Commissie ziet toe op naleving van de Code E-mail.

De OPTA kan een boete opleggen bij geconstateerde overtreding van de Telecommunicatiewet. Naar aanleiding van klachten (via www.spamklacht.nl) en ambtshalve kan de OPTA een onderzoek instellen. Hiervoor beschikt de OPTA over een speciaal team met digitale rechercheurs, onderzoekers en juristen. Er kan een boete opgelegd worden van maximaal € 450.000 of een berisping uitgesproken worden.

De Reclame Code Commissie kan stopzetting eisen van het versturen van e-mailings. De RCC komt in actie nadat klachten over strijdigheid met de Code E-mail zijn ontvangen. In het geval de klachten als terecht worden beoordeeld wordt de overtreder gevraagd te stoppen met het verzenden van de e-mailings. Als drukmiddel kan de RCC de uitspraak openbaar maken.

Aansprakelijkheid e-mail toestemming

Degene die aangesproken kan worden op de naleving van de wet en gedragscode is:

• De persoon die op de verzendknop drukt (de feitelijke verzender)
• Degene van wie het bericht afkomstig is (de materiële verzender, afzender)
• De eigenaar van de adressen (de bestandseigenaar)

Wat zijn jouw ervaringen met de regelgeving? Loop je tegen knelpunten aan? Laat het me weten door hieronder een reactie achter te laten.