Nieuwe Code E-mail per 1 januari 2012

Vanaf 1 januari 2012 geldt een nieuwe Code E-mail, waarbij geen onderscheid meer wordt gemaakt tussen B2B en BTC. De code vervangt de huidige code, die onderdeel is van de Reclamecode. Het betreft een nadere invulling van de regels, zoals die in de Telecommunicatiewet zijn vastgelegd.

Leden van DDMA zijn verplicht zich te houden aan deze richtlijnen. De nieuwe code, initiatief van DDMA en Thuiswinkel, zal er voornamelijk voor zorgen dat ontvangers beter kunnen identificeren van wie de e-mail afkomstig is en daardoor beter kunnen beoordelen of hier sprake is van ongevraagde berichten. De nieuwe Code is weer een volgende stap naar een eerlijke en schone e-mail branche.

We hebben een aantal belangrijke zaken voor je op een rij gezet:

In- en uitschrijven

• Inschrijven
  De nieuwe code zegt dat een actieve handeling nodig is om toesteming voor e-mailcommunicatie te geven. Het vinkje moet door de inschrijver zelf aangezet worden (een vinkje uitzetten wordt niet geaccepteerd). Daarnaast moet duidelijk vermeld staan waar het verkregen e-mailadres voor gebruikt gaat worden. Bijvoorbeeld: “Ja, ik ontvang graag de tweemaandelijkse nieuwsbrief van Qamel met informatie over de laatste trends en ontwikkelingen omtrent e-mail marketing.” Deze informatie moet duidelijk vermeld staan en niet in de Privacy Statement of Algemene Voorwaarden zijn weggestopt. Ook een verwijzing naar de Algemene Voorwaarden of Privacy Statement is niet voldoende.
• Uitschrijven
  DDMA pleit voor transparantie voor de ontvangers. Dit geldt ook voor het uitschrijfproces. Iemand moet zich snel en gemakkelijk kunnen afmelden voor nieuwsberichten. Maak het de lezer zo gemakkelijk mogelijk om irritatie te voorkomen. Het moet een simpele uitschrijfpagina zijn, geen lastige quiz. Als de afzender van de e-mail tevens de eigenaar is van het adressenbestand moet de afmelding ook plaatsvinden bij de afzender. Als de afzender geen bestandseigenaar is (in het geval van partnermailingen) moet de afmelding bij de bestandseigenaar plaatsvinden. De afzender dient er zorg voor te dragen dat de ontvanger zich bij iedere uiting kosteloos en op elektronische wijze bij de bestandseigenaar af kan melden voor het gebruik van zijn e-mailadres voor reclame via e-mail.

Identiteit en herkenbaarheid

• ‘Tell a friend’
  In het kader van herkenbaarheid dient de verzender de naam van de natuurlijke persoon, die de mail doorstuurt via de ’tell a friend’ optie naar een persoonlijke relatie, in het ‘van veld’ op te nemen.
• ‘Van-veld’
  Organisaties worden verplicht hun label op te nemen in het ‘van-veld’ bij een commerciële e-mail. Met label wordt bedoeld ‘het merk of de bedrijfsnaam waaronder toestemming is verkregen voor het verzenden van reclame via e-mail’.
• ‘Reply-to-veld’
  In de code is het verplicht een werkend antwoordadres op te nemen in het reply-to-veld (het e-mailadres waarnaar geantwoord kan worden). Een no-reply e-mailadres is niet meer toegestaan. Het moet voor de ontvanger duidelijk zijn waar de e-mail vandaan komt en de ontvanger moet direct een reactie kunnen sturen naar de verzender.